Senin, 10 November 2014

SIA ; KOMPUTER



Kunjungi Blog ini :
  1. www.akutansi-akuntansi.blogspot.com ini berisi kumpulan materi perkuliahan untuk mata kuliah program studi akuntansi.
  2. www.akutansi-akuntansimnj.blogspot.com ini berisi kumpulan materi perkuliahan untuk mata kuliah program studi manajemen.
  3. www.akutansi-akuntansipajak.blogspot.com ini berisi kumpulan materi perkuliahan untuk perpajakan.
  4. www.akutansi-akuntanssoal.blogspot.com ini berisi kumpulan soal-soal yang sudah diberikan pada ujian mid semester dan ujian semester baik mata kuliah program studi akuntansi, mata kuliah program studi manajemen.
  5. www.akutansi-akuntansart.blogspot.com ini berisi kumpulan  artikel tulisan saya yang saya buat.
 
Seperti yang telah diuraikan dimuka, computer sangat membantu proses pengolahan data menjadi informasi. Karena penekanan dalam buku ini adalah pada system informasi akuntansi yang pengolahan datanya menggunakan komputer, maka perlu dibicarakan pengertian-pengertian yang berhubungan dengan computer.
  Agar system informasi yang disusun itu akan dapat berjalan dengan baik, maka penyusun system minimal harus mengetahui tentang perangkat keras (hardware ) dan perangkat lunak (software).
1. Perangkat keras (hardware)
Fasilitas komputer dapat dikelompokkan menjadi lima komponen utama yaitu :
1.      Central processing unit (CPU)
2.      Input equipment
3.      Output equipment
4.      Compuetr communication equipment
5.      Kombinasi input output (I/O) atau secondary storage.

·        Perihapheral equipment adalah alat-alat yang biasanya diletakkan di sekitar computer (point 2 s/d 5 ) diatas.
·        Online equipment adalah alat-alat lain yang dihubungkan langsung dengan CPU dengan menggunakan kabel.
·        Offline equipment adalah alat-alat yang tidak dihubungkan dengan kabel ke computer ( mesin plong, mesin sortir kartu plong )

a. Central Processing Unit (CPU)
CPU merupakan pusat dari computer, mempunyai fungsi untuk melakukan kegiatan-kegiatan arithmetic dan logika dan mengawasi kegaiatan seluruh system EDP.  Untuk dapat melakukan fungsi ini, CPU dibagi menjadi 3 bagian berdasarkan fungsinya menjadi :
·        Main memory section (internal storage unit)
·        Arithnetic-logic section
·        Control section .

Main Memory Section (internal Storage Unit)
Bagian ini merupakan bagian untuk menyimpan data yang akan diproses, yang sudah diproses dan instruksi-instruksi untuk bagian yang dari CPU.  Untuk menunjukkan data yang disimpan, digunakan binary digit atau bit,  kelompok 8-bit disebut byte, digunakan untuk menunjukkan satu karakter tunggal seperti huruf atau angka. Kapasitas memory dari suatu computer diukur dengan kilobytes (K) atau megabytes (M).  Satu kilobytes sama dengan dua pangkat delapan bytes atau sama dengan 1024 bytes.  Sedang satu megabytes adalah sama dengan 1024 K bytes, atau sama dengan 1.048.576 bytes. Setiap byte menunjukkan satu lokasi penyimpanan dalam main memory section.  Setiap lokasi penyimpanan dalam mainmemory section mempunyai alamat (addrees/kode) tertentu.  Kode (alamat)ini digunakan untuk memanggil data tertentu, sehingga bila diperlukan untuk mengambil data tertentu, maka sebelumnya harus ditentukan alamat(kode)itu lebih daduli.

Arithmetic-logic Section
Bagian ini berfungsi untuk melakukan kegiatan-kegiatan perhitungan dan logika. Perhitungan-perhitungan seperti penambahan, pengurangan, perkalian, pembagian dan perbandingan dilakukan di bagian ini. 
Control section
Bagian ini berfungsi untuk mengkoordinasikan dan mengatur semua kegiatan dalam system EDP.  Koordinasi dan pengaturan ini dilakukan agar terdapat keserasian kerja antara setiap alat dalam system EDP.  Fungsi bagian ini dilakukan dengan cara menentukan program computer mana yang akan dikerjakan lebih dulu, mengatur alat-alat input/output, memasukkan dan mengeluarkan data dari tempat penyimpannnya. Secara nyata hasil kerja dari control section ini dapat dilihat dari berhenti atau dimulainya input/output device, merubah komposisi binary digit (on untuk angka 1 dan off untuk angka 0), memulai penghitungan dan lain-lain.

b. Input Equipment           
Data yang akan diproses dalam computer harus dimasukkan ke computer.  Pekerjaan memasukkan data dapat menggunakan berbagai macam alat (equipment), alat-alat ini disebut pure input equipment atau sering juga disebutkan sebagai input device. Ada beberapa alat yang dapat digunakan untuk memasukkan data ke computer, seperti mesin pembaca kartu plongm, mesin pembaca kertas plong, dan direct input device.  Setiap alat tersebut berfungsi untuk menyediakan data yang akan diproses oleh computer.Mesin Pembaca Kartu Plong (Punched Card Readers)Mesin Pembaca Pita KertasPlong

Alat Input Langsung (Otomatis) .Alat input langsung (direct Input device/automated data collection) digunakan untuk mencatat data langsung dalam bentuk yang dapat dibaca oleh computer dan lagsung memasukkannya ke dalam computer untuk diproses.  Kelebihan cara ini dibandingkan dengan kartu plong dan pitakertas plong adalah tidak diperlukannya proses mengubah data ke bentuk yang dapat dibaca oleh computer.Ada beberapa alat yang dapat digunakan untuk mencatat data langsung dalam bentuk yang dapat dibaca oleh computer dan langsung memasukkannya ke dalam computer.

Point of sales terminal (POS)      . Terminal ini digunakan dalam check out counter pada toko-toko supermarket untuk mencatat barang yang dijual.  Penjual memasukkan data persediaan dan harga dengan terminal ini yang secara langsung diteruskan ke computer untuk diproses sebagai penjualan,penerimaan kas dan berkurangnya persediaan.       Data yang dimasukkan lewat POS terminal ini juga dapat dilihat oleh pembeli, sehingga bila terdapat kesalahan, pemberi akan dapat memberitahu supaya dibetulkan.

AutomaticTag Readers. Alat ini fungsinya sama dengan POS terminal.  Perbedaannya ialah dalam POS terminal dimasukkan ke terminal oleh penjual dengan menggunakan tangan (seperti mengetik), sedangkan automatic tag readers membaca data secara otomatis dan langsung masuk ke computer lewat terminal.  Data yang masuk ini juga dapat dilihat oleh pembeli.  Dengan digunakannya automatic tag readers ini, kemungkinan kesalahan memasukkan data menjadi lebih kecil lagi.

Magnetic ink Chararacter Recognition (MICR)           . Dokumen (bukti transaksi) dapat dicetak dengan tinta husus yang mempunayi sifat magnetis.  Huruf atau angka yang menggunakan tinta magnetis ini bentuknya standar, merupakan bentuk yang dapat dibaca oleh computer.

Optimal Chararacter Recognition. Mesin optimal character reader dapat membaca symbol-simbol angka dan huruf.  Simbol-simbol ini merupakan symbol standar yang dapat dituliskan pada bukti transaksi (dokumen) dengan menggunakan mesin pembukuan , cash register, mesin jumlah, mesin tik atau printer dari computer.  Bukti-bukti ini dibaca oleh optical character reader dan langsung dimasukkan dalam computer. (contoh dokumen yang menggunakan tanda-tandayang dihitamkan dengan pensil adalah lembar jawaban untuk test masuk perguruan negeri (UMPTN).

Terminal. Terminal merupakan alat yang digunakan untuk memasukkan data ke computer dengan menggunakan keyboard sepertidalam mesin tik.  Terminal ini dapat dilengkapi dengan kertas atau dengan layar monitor.

Key Entry Systems. Data dapat langsung dimasukkan dalam magnetic tapes (pita magnetis) atau magnetics  disk dengan menggunakan alat (mesin) yang disebut key tape recording device atau key to disk recording device.

c. Output Equipment        
Alat-alat keluaran adalah alat-alat yang menerima informasi dari computer (CPU) dan mengubahnya dalam bentuk yang dapat dibaca.  Output ini dapat dihasilkan dengan menggunakan mesin plong, mesin plong pita kertas, printer, visual display terminaldan alat-alat lainnya.

Mesin Plong. Informasi yang dihasilkan dari CPU dapat ditunjukkan dalam bentuk kartu plong yang diproses oleh mesin plong.

Mesin Plong Pita Kertas. Informasi yang dihasilkan dari CPU dapat ditunjukkan di layar monitor terminal, sehingga dapat dibaca oleh pihak-pihak yang berkepentingan.  Terminal ini di samping menerima output dari CPU, juga merupakan alat untuk memasukkan data ke computer .

Printer           Printer merupakan mesin cetak untuk menghasilkan catatan informasi dalam bentuk cetakan.  Output yang dicetak ini disebut hard Copy. Ada dua jenis pinter yaitu impact printer dan nonimpact printer.

Impact printer adalah mesin cetak yang cara kerjanya hampir menyerupai mesin tik, yaitu dengan menekan secara fisik lembaran output yang ada.

Nonimpact printer adalah mesin cetakyang menggunakan proses kimia atau proses photo copy elektronik ,

Plotter            Plotter merupakan alat output yang mengubah informasi angka-angka menjadi grafik.



d. Alat Komunikasi (computer Communication Equipment)         
Alat komunikasi dengan computer merupakan alat yang menghubungkan seseorang langsung dengan CPU atau dengan computer file yang online,  Contoh dari alat komunikasi dengan computer seperti, terminal, key-entry device, computer consoles.    

Dengan digunakannya alat-alat komunikasi computer ini proses memasukan dan mengeluarkan data dari computer dapat dilakukan dari jarak jauh.  Dengan demikian, data akuntansi dapat dimasukkan ke computer langsung dari tempat di mana data itu terjadi tanpa perlu untuk membawa bukti-bukti transaksi secara fisik ke tempat di mana computer itu terletak. Begitu juga output dari komputerdapat langsung diterima oleh pihak-pihak yang berkepentingan tanpa harus pergi ke komputernya.

e. Kombinasi Input Output          
Kombinasi inputoutput atau disebut juga secondary storage devices adalah alat-alat yang digunakan untuk menyimpan data input maupun output dari computer. Secondary storage ini digunakan karena kapasitas memory dari CPU adalah sangat terbatas dan mahal harganya.  Alat yang dapat digunakan untuk secondary storage adalah pita magnetis, cakram magnetis, drum magnetisdan masa sorage system.

Pita Magnetis (Magnetic Tape)   . Pita magnetis yang digunakan untuk menyimpan data mempunyai ukuran sebesar pita tape recorder. Penulisan dan pembacaan data ked an dari pita ini dilakukan dengan mesin khuus yang disebut tape drive.

Cakram Magnetis (Magnetic Disk). Cakram magnetis ini bentuknya seperti piringan hitam. Padapermukaaannnya terdapat track-track yang berbentuk lingkaran-lingkaran yang berdiri sendiri-sendiri. Track yang paling luarmempunyai garis tengah yang lebih panjang dari track di dalamnya.  Penulisan data ke dalam cakram magnetis maupun pembacaannya dilakukan dengan disk drive.

Drum Magnetis (Magnetis Drums). Drum magnetis ini berbentuk silinder, permukaannya digunakan untuk mencatat data.  Sifat dari drum ini juga merupakan direct acces storage devices.  Drum ini dipasang secara permanent pada suatu as yang dapat berputar. Untuk mencatat atau membaca data, drum ini akan berputar.

Mass Storage Devices. Alat ini merupakan kombinasi dari pita magnetis dan cakram magnetis sehingga dapat menggabungkan kelebihan kedua alat teresbut, yaitu harganya lebih murah dan mempunyai sifat direct access. Untuk memasukkan data dari alat ini ke computer diperlukan tahap sisipan, yaitu memindahkan data ke cakram magnetis (disebut staging) dan kemudian baru dapat digunakan oleh CPU secara direct acces. Alat ini merupakan online equipment.

2. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak computer dapat dikelompokkan menjadi dua yaitu :
1.      Program : digunakan untuk memerintah computer untuk melaksanakan langkah-langkah yang tercantum dalam program itu.
2.      Dokumentasi merupakan catatan, dan penjelasan dari program computer (atau system) yang dibuat dengan maksud untuk memudahkan memahami suatu program atau system.

a. Langkah-Langkah Penyusunan Program Komputer     
      Untuk menyusun program computer diperlukan beberapa langkah yaitu :
·        Mendefinisikan masalah
·        Menyusun flowchart
·        Menyusun kode dari jawaban yang diperoleh dari langkah kedua, kodenya adalah program computer itu sendiri
·        Memeriksa kesalahan dan membetulkannya,

Definisi masalah. Penjelasan mengenai bentuk input dan output yang diinginkan Alat penyimpan (file) yang akan digunakan.

Menyusun Flowchart. Langah kedua ini ialah menyusun flowchart program komputer yang akan digunakan sebagai dasar untuk menyusun program.

Menyusun program computer    . Program ini disusun sesuai dengan bahsa yang digunakan oleh computer.  Contoh dari bahasa-bahasa itu adalah Basic, fortran,Cobol,Pascal. Susunan dan istilah-istilah dalam program computer akan berbeda-beda tergantung pada bahasa yang digunakan



Memeriksa Kesalahan. Ada beberapa jenis kesalahan yang bisa terdapat dalam suatu program. Jenis kesalahan itu adalah:
Syntax error adalah kesalahan yang terjadi karena program yang disusun tidak sesuai dengan peraturan-peraturan  dari bahasa yang digunakan.
Execution error adalah kesalahan yang terjadi ketika program itu dijalankan (run).
Logic error adalah kesalahan yang terjadi yang menimbulkan output yang salah.

b. Teknik Menyusun Program Komputer
Organisasi Programmer. Program computer dapat disusun oleh seorang programmer yang bertanggung jawab sepenuhnya atas program yang disusunnya atau disusun oleh satu team yang terdiri dari beberapa orang (Setiap anggota team ini akan bekerja sesuai dengan tanggung jawabnya).

Pendekatan Dalam Penyusunan Program     
Program computer dapat disusun dengan cara top down atau bottom up.

Penyusunan program computer dengan cara top down ini dapat diperinci menjadi top down design, top down programming dan top down testing.

1.      Top-down design adalah merancang program computer yang dipisah-pisahkan untuk setiap kegiatan atau fungsi.
2.      Top down programming dapat dilakukan dengan dua cara, pertama yaitu menulis program computer untuk semua modul atau sub-kegiatan yang setingkat, kemudian dilanjutkan dengan menulis program untuk modul atau sub kegiatan di bawahnya. Kedua adalah menyelesaikan program untuk modul tertentu, kemudian dilanjutkan dengan menulis program untuk modul-modul di bawah modul yang sudah diselaikan itu. Kemudian pekerjaan selanjutnya adalah menulis program untuk modul yang lain.
3.      Top down testing dapat dilakukan bila ada top ├╗down design dan top down programming.  Maksud  dari top down testing adalah mengecek kebenaran suatu program sesudah program itu ditulis . 

Menulis Program Komputer Yang Baik           
Penulisan program computer perlu mempertimbangkan kemudahannya untuk di fahami oleh pihak-pihak lain berkepentingan. Fakor ini dapat dipenuhi bila program computer itu menggunakan struktur yang jelas, yang sering disebut structured programming.  Untuk menyusun program computer yang mempunyai struktur yang baik, aturan-aturan berikut ini perlu dipatuhi :
·        Program disusun sebagai suatu hirarki modul-modul dimana modul yang tingkatnya lebih tinggi memanggil atau melakukan modul yang tingkatnya lebih rendah.
·        Setiap modul hanya mempunyai satu untuk masuk dan satu titik untuk keluar.
·        Setiap modul di batasi dengan 50 sampai 100 source statement.
·        Tidak menggunakan statement Go-To atau kalau terpaksabaru memakai Go-To stament
·        Menggunakan nama data yang mempunyai arti
·        Digunakan komentar-komentar yang cukup untuk menunjukkan fungsi dari  suatu modul dan sifat interfacenya.
·        Mengikutipedoman indentation untuk setiap baris (masuk beberapa spasi), misalnya:
a)     Tiap kalimat mulai dengan baris baru
b)     Baris berikutnya yang termasuk dalam kalimat sebelumnya ditulis lebih ke kanan beberapa spasi (indented)
c)      Pernyataan-pernyataan sesudah test keadaan, seperti bagian DO dari struktur control DO-WHILE dan THEN serta ELSE dari struktur control IF-THEN-ELSE , ditulis lebih kenana beberapa spasi.

Urutan sederhana (simple sequence) adalah pelaksanaan dari pernyataan-pernyataan dalam program urut seperti yang tertulis dalam program.

c. Bahasa Komputer        
Untuk dapat berkomunikasi dengan computer,  perlu digunakan bahasa yang dapat dimengerti oleh computer.  Pada dasarnya , computer hanya mengetahui bahasa yang disebut bahasa mesin, yaitu bahasa yang menggunakan kode binary.  Bahas lainnya yang dapat digunakan untuk menulis program adalah assembler language dan high level language.

Bahasa mesin (machine language )     
Setiap computer akan melaksanakan instruksi-instruksi dalam bentuk bahasa mesin.  Bahasa mesin ini akan berbeda untuk setiap merek computer, tetapi semuanya didasarkan pada kode binary yaitu suatu system pemberian angka dengan menggunakan angka 0 dan 1.

Assembler Language       
Bahasa ini merupakan yang menggunakan singkatan-singkatan huruf (system mnemonic) untuk menunjukkan instruksi-instruksi yang diperlukan

High Level Language       
·        High level language adalah bahasa yang berorientasi pada prosedur atau problem dan merupakan bahasa yang berdiri sendiri, terlepas dari mesin computer.  High level language ini menggunakan istilah-istilah dalam bahasa inggris dan symbol-simbol matematika yang umum digunakan.
·        Agar high level language ini dapat dimengerti oleh computer, maka diperlukan suatu program computer yang akan menterjemahkan bahasa ini ke bahasa mesin. 
·        Program computer yang fungsinya menerjemahkan high level language ini disebut compiler.

Dibandingkan dengan assembler language, apalagi dengan machine language, high level language merupakan bahasa yang sangat fleksible, lebih ringkas, dan tidak tergantung pada merek mesin tertentu. Macam high level language, seperti FORTRAN, BASIC,COBOL, P/L1, APL, PASCAL

d. Jenis Program Komputer       
Ada beberapa macam program computer, yaitu application program, utility program dan operating system program.
1.      Application program adalah program computer yang digunakan untuk pekerjaan memproses data tertentu.
2.      Utility program adalah program computer yang disediakan oleh perusahaan computer atau penghasil software.
3.      Operating system program (operating system) adalah program yang mengkoordinasikan kegiatan CPU dengan peripheral equipment baik input maupun output

e. Dokumentasi      
Yang dimaksud dengan dokumentasi adalah catatan atau keterangan-keterangan yang dibuat untuk menjelaskan urut-urutan suatu program, dan segala keterangan yang berkaitan dengan proses data yang akan dilakukan dengan program tersebut. Biasanya dalam dokumentasi ini termasuk flowchart, baik untuk system maupun untuk program, penjelasan tentang file yang digunakan, instruksi-instruksi terhadap operator mesin dan juga keterangan tentang pengamananyangbetul.  

f. File 
Data dapat diproses oleh computer dengan menggunakan berbagai cara. Sebelum membicarakan masing-masing cara yang dapat digunakan, akan dibahas lebih dahulu hal-hal-hal yang berhubungan dengan proses data, Ada beberapa istilah teknis yang umumnya digunakan dalam proses data, yaitu field, record, dan file.
·        Field adalah tempat yang disediakan untuk suatu data.
·        Record kumpulan dari beberapa field.
·        File adalah kumpulan dari record-record yang sejenis.

Macam-Macam File           
File dapat dipisahkan menjadi empat macam file yaitu master file, file transaksi, file indeks dan file tabel.
1.      Master file adalah kumpulan catatan (record) yang bersifat tetap (permanent) dan berisi data yang selalu disesuaikan dengan keadaan.
2.      File transaksi adalah kumpulan catatan transaksi yang terjadi dan biasanya dikelompokkan ke dalam transaksi sejenis.
3.      File Indeks adalah suatu master file yang berisi data yang digunakan dalam proses menyesuaikan suatu master file
4.      File tabel adalah suatu master file yang berisi data yang digunakan dalam menyesuaikan suatu master file. Kegunaan file tabel ini sebagai reference dalam memproses suatu file.

Cara Memproses File       
File diproses dengan dua cara yaitu :Proses secara urut dan Proses secara tidak urut. 

g. Metode Proses Data    
Pada dasarnya dikenal dua cara untuk memproses data, yaitu secara kelompok per kelompok (disebut batch processing), dan satu persatu ( disebut on line eprocessing).

1.      Batch adalah cara memproses data dengancara mengumpulkan transaksi yang terjadi sampai saat tertentu, untuk kemudian diproses bersama-sama.
2.      On-line processing adalah cara memproses data dengan cara transaksi yang terjadi langsung dimasukkan ke computer dan sekaligus dip roses.        

Kedua cara proses data diatas dapat juga dikombinasikan sehingga ada tiga cara (metode) untuk memproses data, yaitu :
a.      Terminal Entry/On-Line Processing, disebut juga on-line, real time processing. Dalam cara ini data dimasukkan lewat terminal setiap kali tersedia data dan langsung dip roses oleh computer.
b.      Terminal Entry/batch processing. Dalam cara ini data dimasukkan lewat terminal setiap kali tersedia data.  Data yang masuk ini tidak langsung diproses, tetapi dikumpulkan dulu dalam sustu file.  Sesudah sampai pada waktunya, file data itu akan diproses oleh computer.
c.      Batch Entry/Batch Processing.  Dalam cara ini data yang dikumplulkan dalam suatu kelompok (batch), kemudian pada saat-saat tertentu, data itu di masukkan ke dalam computer sekaligus untuk diproses bersama-sama.

Terminal Entry/On-Line Processing.                
Terminal Entry/On-Line processing ini dapat dilakukan dalam empat cara yang berbeda sebagai berikut ini :
1.   Transaksi yang dimasukkan ke computer akan diproses sampai selesai, termasuk up-date (penyesuaian) data dalam master file atau database. Langkah-langkah dalam cara ini adalah sebagai berikut :
·        Data(transaksi) yang diterima dimasukkan ke computer lewat terminal segera sesudah transaksi itu terjadi.
·        Komputer melakukan pengecekan validitas transaksi. Jika ada kesalahan maka pesan tentang kesalahan itu akan nampak pada layer monitor.
·        Bila data (transaksi) itu tidak mengandung kesalahan, maka kompurt akan memproses data/transaksi itu dan hasilnya akan nampak pada layar monitor.

2.   Transaksi yang dimasukkan dalam computer akan diproses bersama dengan menyesuaikan (up-date) file memo/file perubahan (change file), sedangkan master file yang sesungguhnya (permanent file) akan disesuaikan (up-date) setiap periode tertentu. Langkah-langkah dalam cara ini adalah sebagai berikut :
·        Data (transaksi) yang diterima di masukkan ke computer lewat terminal segera sesudah transaksi itu terjadi.
·        Komputer melakukan pengecekan validitas transaksi.  Jika ada kesalahan maka pesan tentang kesalahan itu akan nampak pada layer monitor.
·        Bila data (transaksi) itu tidak mengandung kesalahan, maka computer akan memproses data/transaksi itu, bersama dengan menyesuaikan (Up-date) file memo.  File memo ini adalah copy (salinan) dari manster file.  Hasil dari proses ini akan nampak pada layer monitor.
·        Setiap akhir periode (harian, mingguan,atau periode lain) file transaksi digunakan untuk menyesuaikan master file
·        Pada awal periode (harian, mingguan,atau periode lain) master file yang sudah disesuaikan (up-date) akan di copy dan copynya digunakan dalam proses data berikutnya.

3.  Transaksi yang dimasukkan ke computer akan segera diproses sampai selesai sedangkan proses penyesuaian data reference dilakukan secara periodic. Langkah-langkah dalam cara ini adalah sebagai berikut :
·        Data (transaksi) yang diterimadimasukkan ke computer lewat terminal segera setelah transaksi itu terjadi.
·        Komputer melakukan pengecekan validitas transaksi, jika ada kesalahan, maka pesan tentang kesalahan itu akan nampak pada layar monitor.
·        Bila data (transaksi) itu tidak mengandung kesalahan, makakomputerakan memproses data (transaksi) itu, dan menggunakan reference dari master file data reference. Keluaran (output) akan nampak pada layer monitor.
·        Data yang digunakan untuk menyesuaikan master file data reference dikumpulkan, dan setiap periode tertentu (harian,mingguan,atau periodelain) digunakan untuk mnyesuaikan (Up-date) master file data reference.
·        Master file data reference yang sudah disesuaikan digunakan sebagai data reference  untuk memproses transaksi yang terjadi.

4. Transaksi(data) yang terjadi akan segera diproses oleh computer tanpa memerlukan data reference dalam master file atau database.

Terminal Entry/Batch Processing        
Metode ini merupakan gabungan dari kedua cara dasar dalam memproses data dengan computer.  Dalam cara ini data(transaksi)yang terjadi langsung dimasukan lewat terminal, tetapi tidak diproses dengan segera. Data yang dimasukkan disimpan dulu dalam suatu file transaksi menunggu saat prosesnya.  Metode terminal entry/batch Processing dapat dibedakan menjadi dua cara:
a. Validitas transaksi dicek dengan menggunakan data reference
Validitas transaksi dapat dicek dengan menggunakan data reference yang dilakukan oleh computer utama, mini computer atau intelligent terminal.  Bila pengecekan validitas itu dilakukan oleh computer utama maka program pengecekan ini akan dapat akses dalam file data refernce yang juga terdapat dalam computer utama.  Tetapi bila validitas transaksi dicek oleh mini computer atau intelligent terminal, makadata referenceyang diperlukan akan dicopy dan diload dari komputer utama ke minicomputer atau intelligent terminal. Langkah-langkah yang ditempuh dalam cara ini adalah sebagai berikut: 
·        Data(transaksi) yang terjadi dimasukkan lewat terminal pada saat transaksi terjadi.
·        Validitas transaksi dicek dengan menggunakan file data reference. Pengecekan ini dapat dilakukan oleh computer utama, mini computer, ataupun intelligent terminal.  Bila ada kesalahan, makapesan akan nampak dalam layar monitor.
·        Transaksi yang valid disimpan dalam file transaksi yang setiap periode (harian,mingguan,atau periodelain) akan diproses.

b. Validitas transaksi dicek dengan menggunakanprogram-program yang berisi nilai-nilai tertentu. 
Apabila validitas transaksi dicek dengan menggunakan program yang berisi nilai-nilai tertentu, maka tidak digunakan data reference.  Program yang digunakan untuk mengecek validitas transaksi akan berisi nilai-nilai yang berlaku untuk seluruh transaksi sejenis.

Batch Entry/Batch Processing Batch entry
Adalah proses memasukkan sekelompok data ke dalam computer sekaligus.

Batch processing adalah proses sekelompok data oleh computer sekaligus.  Jika dibandingkan dengan on line processing maka batch processing dapat menggunakan computer dengan lebih efisisen,  karena sekali proes sekelompok data dapat diselesaikan.

Proses data (transaksi) dengan menggunakan metode batch processing dapat dilakukan dalam dua bentuk yang berbeda.  Ada dua urutan data yang dapat digunakan yaitu :

a.      Batch processing dengan urutan data seperti yang ada dalam file. Dalam cara ini agar transaksi yang terjadi dapat diproses maka diperlukan untuk mensortir transaksi ke dalam urutan yang sama dengan urutan data dalam file. Sesudah file transaksi mempunyai urutan yang sama dengan urutan data dalam file maka proses data dapat dilakukan.  Proses data yang seperti ini disebut Sequential Fileprocessing.
b.      Batch processing dengan urutan transaksi.Dalam cara ini transaksi yang terjadi tidak perlu disortir lebih dahulu karena transaksi yang ada akan diproses dengan urutan transaksi.

3. Sistem Database           
·        Di dalam perusahaan yang mengolah datanya dengan menggunakan computer, akan ditemukan banyak program aplikasi yang masing-masing program memiliki file-file tertentu. 
·        Seringkali terjadi ada beberapa file yang sama dibuat oleh beberapa program yang berbeda, sehingga timbul penyimpangan data yang sama di beberapa tempat yang berbeda.  Akibatnya terjadi pemborosan-pemborosan yang tidak perlu.         
·        Untuk menanggulangihal ini dibuat suatu kumpulan file data yang saling berhubungan. File ini disebut database, dan dapat digunakan oleh berbagai macam program aplikasi yang berbeda. 
·        Dengan demikian hanya ada satu file data, untuk beberapa program, sehingga tidak ada lagi penyimpanan data yang sama di beberapa tempat yang berbeda.      

Pelaksanaan penggunaan database memerlukan suatu system yang mengatur penggunaan file dan program, yang disebut database management system. System ini merupakan suatu program besar yang mengatur semua hal yang berhubungan dengan database, seperti proram aplikasi, pengaturan data dan juga hubungan antar data yang disimpan dalam database. 
Tugas mengawasi dan mejalankan database adalah fungsi dari seorang atau sekelompok orang yang biasanya disebut database administrator (DBA).

a. Fungsi Database Administrator :
1. Mendefinisikan, menciptakan dan menghapus data.
·        Untuk dapat memenuhi kebutuhan pemakai, pertama kali ditentukan lebih dulu struktur data yang dibutuhkan, baik struktur logis maupun struktur fisik.
·        Sesudah struktur data ini dapat ditentukan, maka data dimasukkan ke dalam database.  Database administrator kemudian membuat definisi dari data dan membuat petunjuk bagaimana menggunakan data itu.
·        Apabila data sudah tidak dibutuhkan lagi maka Database Administrator menghapuskan data itu dari database.

2. Membuat database tersedia bagi pemakai
·        Database digunakan oleh pemakai dengan progam aplikasi.
·        Program ini dapat disusun sendiri dalam perusahaan atau dibeli dari pihak luar (penjual software).
·        Agar database ini dapat digunakan oleh pemakai, maka Database Administrtor bertugas untuk menyediakan program-program ini.
·        Kebutuhan akan program oleh suatu bagian dalam perusahaan mungkin berubah sesuai dengan perubahan kebutuhan data. 
·        Database Administrator harus selalu mengikuti perubahan kebutuhan ini.

3. Berkomunikasi dan membantu pemakai.
Database administrator harus memberitahukan status database kepada para pemakai.  Disamping itu, database Administrator juga harus membantu para pemakai, dengan cara mendidik dan melatih pemakai agar dapat menggunkan database dengan benar. Komunikasi ini dapat dibuat dalam bentuk dokumentasi, memo, maupun pesan dalam system. Beberapa hal yang perlu dikomunikasikan antara lain adalah:
·        Kamus yang berisi nama data, dan referensi silangnya.
·        Informasi penyimpanan fisik
·        Informasi penghapusan data.
·        Buku pedoman pemakaian
·        Standar baru yang digunakan
·        Alat/program baru yang tersedia dan lain-lainnya.

4. Menjaga integritas database. Pengawasan yang perlu dilakukan oleh database administrator untuk menjaga integritas database adalah:

5. Pengawasan definisi dimaksudkan untuk menjaga hubungan antara database dengan definisinya. Pengawasan ini berguna untuk mencegah program aplikasi merubah hubungan ini.  Dengan demikian pemakai hanya dapat menggunakan data dalam database, tetapi mereka tidak dapat merubah hubungan antara data dengan definisinya.
a.      Pengawasan fisik, dilakukan dengan membuat back up dan prosedur penyusunan kembali database.
b.      Pengawasan akses dimaksudkan untuk mencegah penggunaan database oleh pihak yang tidak berhak
c.      Pengawasan up-date dimaksudkan untuk membatasi kemampuan setiap pihak dalam merubah data dalam database. (Misalnya A hanya mampu menambah data baru dalam database, sedangkan B mampu   Pengawasan konkruensi, yaitu mencegah kesalahan dalam data yang diakibatkan oleh dua programyang berbeda menggunakan data yang sama pada watu yang bersamaan. Database Administrator harus menyusun prosedur untuk mencegah terjadinya penggunaan data yang waktunya bersamaan.
d.      Pengawasan kualitas, dimaksudkan untuk menjamin ketelitian, kelengkapannya, dan konsistensi atas data dan database.  Pengawasan kualitas ini dapat dilakukan dengan mengecek validitas data (transaksi) yang akan diproses, penggunaan batch control dan sebagainya.

b. Memonitor kegiatan dan performance.
·        Memonitor kegiatan dalam database ini berguna untuk menyusun cara-cara dan prosedur/penggunaan database yang efisien.  Misalnya,Database administrator memonitor penggunaan program aplikasi tertentu, frekuensi,dan respons timenya.
·        Hasil monitoring ini berguna untuk menilai performance database. Apakah struktur data yang digunakan itu sudah efisisen atau belum. 
·        Kalau struktur yang berlaku tidak memberikan hasil yang diharapkan, Database Administrator dapat memikirkan penggunaan struktur data yang lain yang mungkin lebih efisien.

c. Sasaran Yang harus Dicapai Dalam Penggunaan  Database
            Ron Weber menyatakan ada empat sasaran yang harus dicapai dengan menggunakan database.  Sasaran-sasaran itu adalah sebagai berikut :
·        Dapat digunakan bersama (sharability). Sasaran pokok dari manajemen database adalah bahwa database itu harus dapat digunakan bersama. Artinya , berbagai pemakai database yang menggunakan berbagai proses yang berbeda harus dapat menggunakan data pada saat yang hampir bersamaan. 

·        Tersedia setiap saat (availability). Ini berarti bahwa database harus selalu tersedia untuk digunakan oleh pemakai setiap saat dibutuhkan, di setiap tempat, dan dalam bentuk yang dibutuhkan. Hal ini berarti bahwa data-base harus mampu menampung bahasa dan model yang berbeda untuk memuaskan seluruh pemakai.

·        Dapat dikembangkan (evolvabillity). Dapat dikembangkan berarti bahwa database harus dapat diubah untuk mengimbangi perubahan kebutuhan.  Perkembangan di sini tidak hanya berarti perluasan, tetapi juga penyempitan.

·        Integritas database. Integritas database berarti bahwa data yang ada dalam database harus lengkap,asli dan lain-lain.  Memelihara integritasdatabase merupakan maslah penting dalam keadaan dimana suatu data digunakan oleh berbagai pihak.  Hal ini disebabkan oleh keadaan yaitu bila terjadi suatu kesalahan dalam data akan berakibat pada semua pemakai.


d. Struktur Data dalam Database
Dalam hubungan dengan database, ada dua pengertian tentang struktur data, yaitu :
·        Struktur data logis
·        Struktur data fisik.


Struktur data logis.
Struktur data logis menunjukkan hubungan antara antar data menurut pandangan pemakai database, contohnya adalah hubungan antara nomor langganan, nama, alamat saldo piutang dan sebagainya.

Hubungan antara data dalam database (secara logis) dapat menggunakan tiga macam cara, yaitu :
·        Struktur file datar/flat file structure. Adalah suatu struktur file di mana record yang satu mempunyai struktur yang sama dengan record-record lainnya .
·        Struktur pohon (tree structure). Sering juga disebut struktur hierarki merupakan suatu struktur data dalam file di mana hubungan antar elemen data ditunjukkan suatu hierarki.
·        Struktur jaringan (network structure)

Merupakan suatu struktur data yang menunjukkan hubungan ganda antar/jenis record, sehingga setiap orang tua dapat mempunyai lebih dari satu anak, dan setiap anak dapat memiliki lebih dari satu orang tua .  Network structure ini disebut struktur yang sederhana bila hubungan antar data dalam file adalah hubungan satu ke beberapa (one-to-many relationship).  Apabila data dalam file mempunyai hubungan beberapa ke beberapa (many-to-many relationship), maka strukturnya disebut struktur yang komples. 

Struktur Data fisik. Strukur data fisik menunjukkan cara menyusun dan menyimpan data secara fisik dalam media penyimpanan. Pada umumnya media penyimpanan yang digunakan dalam system database adalah yang bersifat direct access, seperti disk, dan drum magnetis.  Pita kertas atau pita magnetis tidak digunakan karena tidak bersifat direct acces.

Penyimpanan data secara fisik dapat berbeda dengan urutan logisnya. sehingga untuk dapat disesuaiakn dengan urutan logis, maka ada beberapa alat penghubung data yang digunakan seprti pointer dan dan rantai (chain).  Di samping itu agar dapat mengambil data dari filenys maka setiap data harus mempunyai addres (alamat)

Alamat. Adress (alamat) merupakan petunjuk lokasi penyimpan suatu data.  Untuk menggunakan data yang ada dalam file atau database, pertama kali harus diketahui alamatnya lebih dulu. Alamat yang sering digunakan biasanay adalah nomor kode dari suatu transaksi.

Alat Penghubung . Ada dua alat atau data yang menjadi penghubung untuk mencari tempat penyimpanan suatu data lain didalam file. Alat atau data penghubung ini disebut pointer dan rantai   (chain).
a.      Pointer adalah suatu data yang ada dalam suatu record yang menunjukkan lokasi penyimpanan record lainnya. Dengan pointer, walaupun penyimpanan secarafisiknya berbedadengan struktur logisnya,  data dengan mudah dapat diidentifikasi letaknya.  Pointer ini dapat digunakan untuk data yang mempunyai struktur pohon (tree) ataupun struktur kerangka (network)
b.      Rantai (Chain). Rantai (chain) merupakan kode yang terdapat dalam suatu catatan. Kode ini menunjukkan pada catatan sejenis berikutnya.  Pemakaian kode seperti ini dapat menghubungkan catatan sejenis yanglokasi penyimpanannya terpisah-pisah.